Procedure operative standard: 3 passaggi per aumentare l’efficienza

da Silvia Matzeu | Organizzare e semplificare

Come possiamo semplificare le procedure operative della nosta attività?

Anche tu sei stata in modalità ” che diavolo posso semplificare ” per la tua attività? Capisco benissimo, questa stagione è impegnativa in tanti modi e mi sono ritrovata nella stessa situazione quando si è trattato di far crescere la mia attività senza sacrificare il mio tempo libero. Puoi leggere questo passaggio in questo senso “come posso lavorare con più clienti senza aumentare le mie ore di lavoro?”. A volte la “scelta giusta” sta nel rendere le procedure operative semplici ed efficaci. Per molte di noi può significare semplicemente trovare piccoli modi per semplificare la giornata lavorativa. Uno dei miei modi preferiti per farlo è semplicemente creare procedure operative standard.

Non spaventarti se questo termine ti è nuovo. Ricordo che quando ho iniziato ad entrare nel mondo del lavoro in azienda ero stressata dal gergo aziendale. Dichiarazioni di profitti e perdite, ROI, scale di valore, profitti lordi e netti. Ci sono tutte queste grandi e fantasiose frasi nel mondo delle aziende che per lo più hanno significati abbastanza semplici una volta che le conosci e le usi. E oggi ci immergeremo in una delle mie preferite.

Come creare procedure operative standard per la tua azienda

Una procedura operativa standard è semplicemente il flusso di lavoro necessario per completare un’attività più ampia. È il processo passo dopo passo che puoi ripetere e fare ancora e ancora per ottenere lo stesso risultato, indipendentemente da chi sta lavorando all’attività. Parliamo dei semplici passaggi per creare procedure operative standard nella tua azienda in modo da poter ottenere la massima efficienza e meno problemi di comunicazione con i tuoi clienti e il tuo team (se ne hai uno) .

Indice dei contenuti

1. Individuare le attività generali

2. Elencare le attività secondarie per completare le attività più grandi

3. Rivedere il flusso di lavoro per cercare buchi e opportunità

1. Individuare le attività generali

Il primo passo è semplicemente mettere insieme un elenco dei tuoi compiti più grandi. Per “più grandi” intendo quelli che ti fanno guadagnare soldi o che sono parte integrante della tua vita lavorativa quotidiana o settimanale. Per i fotografi, forse si tratta di comunicare con potenziali clienti o di editare le immagini. Per i proprietari di boutique online, potrebbe trattarsi di evadere ordini o aggiungere nuova merce al loro sito web. Crea un elenco scritto delle tue attività più grandi.

2. Elencare le attività secondarie per completare quelle più grandi

Queste attività generali probabilmente hanno un sacco di attività secondarie più piccole necessarie per completarle. Potrebbero anche essere necessarie più persone o passaggi per portarle a termine. Voglio che tu elenchi i compiti più importanti e di grandi dimensioni e scriva letteralmente un elenco sotto di essi di ogni singolo pezzo o passaggio necessario per completare l’attività. E prova a metterli in ordine dall’inizio alla fine. Puoi farlo in un documento digitale come Google Docs o scriverlo fisicamente su un grande foglio di carta per renderlo più visivo (preferisco questo). Fatto curioso: hai appena creato una mappa dei processi (ovvero una rappresentazione visiva dei tuoi grandi compiti suddivisi in piccoli compiti necessari per completarli)!

3. Rivedere il flusso di lavoro per cercare buchi e opportunità

Sento che potresti vivere nello Step 03 per sempre, modificando e perfezionando costantemente finché tutto non diventa liscio come la seta. Annotare i passaggi dettagliati e l’ordine su come completare le attività importanti nella tua azienda è potente. Ti consente di vedere se manca qualcosa o se ci sono passaggi non necessari che fanno sprecare tempo o risorse. Puoi anche valutare se alcune parti possono essere automatizzate o gestite da terze persone. Fai attenzione ad azioni, attività ripetitive o avanti e indietro non necessari che potrebbero compromettere la tua produttività.

Un esempio di procedura operativa standard

Ad esempio, uno dei miei compiti nella mia attività è scrivere post sul blog come questo. Pubblico due post sul blog al mese, una neewsletter alla settimana. Si tratta di molti contenuti oltre ai social media. Quindi, per riassumere, diamo un’occhiata alle sottoattività che compongono il compito più ampio della scrittura del blog:

Decidere i prossimi argomenti del blog
Redazione del testo del post del blog
Aggiunta di una meta descrizione, categoria e slug appropriati
Ottimizzazione del post per SEO/leggibilità
Selezione di una foto
Modifica/revisione del post
Pianificazione del post
Creazione di contenuti sui social media per promuovere il post del blog
Pianificazione dei post sui social media

Questo è un esempio piuttosto semplice, ma puoi vedere come sia utile conoscere il processo dall’inizio alla fine anche per attività semplici e più complicate. Un modo per semplificare i post del blog è decidere in un’unica sessione di lavoro i prossimi argomenti del blog con 1 o 2 mesi di anticipo.

Il vantaggio delle procedure operative standard

È utile conoscere ogni piccolo passo perché consente di essere un minimo operative anche nei momenti di difficoltà. Consente una comunicazione chiara e una maggiore efficienza. Quindi ti incoraggio ad approfondire le procedure operative standard per la tua azienda.

Ti manterrà organizzata e coerente. Consente ai tuoi clienti e al tuo pubblico di sperimentare lo stesso livello di comunicazione, qualità nei prodotti e nei servizi e di sapere esattamente cosa aspettarsi da te! Quando le cose si fanno traballanti, questo è ciò a cui puoi ricorrere perché sai di avere sistemi che funzionano, sono affidabili e ottimizzati.

Nell’area risorse gratuite del mio sito troverai diversi contenuti gratuiti e strumenti utili che possono esserti di supporto nello sviluppo e gestione della tua attività.