I miei 5 migliori trucchi per risparmiare tempo

da | Organizzare e semplificare

Chi di noi non ha giorni in cui si sente come un criceto sulla ruota? Tutto sembra frenetico. Anche a me capitano queste giornate, anche se lavoro costantemente alla gestione del mio tempo, e mi ritrovo in un continuo correre e rincorrere gli impegni di lavoro e quelli famigliari. Nonostante programmi con rigore i miei impegni di lavoro ci sono quei giorni in cui magari sono un po’ scarica di energie e salto da una cosa all’altra senza molto spazio per respirare. Ti suona famigliare?

In passato, quando lavoravo in azienda, giornate come questa erano costanti e rappresentavano linfa vitale per me. Quella costante scarica di adrenalina mi manteneva a dei livelli di produttività elevati, ma poi? Arrivavo a fine giornata sfinita e frustrata. Incapace di fare qualasisi altra cosa, men che meno curare interessi o relazioni. Tutto questo è ormai un lontano ricordo per me. Non voglio più sentirmi sopraffatta da infinite responsabilità. Mi piace essere presente in qualsiasi ruolo in cui mi trovo, voglio avere sempre del tempo per me, per curare i miei interessi e il tempo con la mia famiglia.

Per chi svolge un’attività autonoma è come se ci fosse sempre qualcosa da fare e il tempo non è mai sufficiente. Si fa difficoltà a capire che non è il tempo a non bastare ma l’enorme quantità di impegni che cerchiamo di portare a termine in quel lasso di tempo. Non è questione di bravura o di capacità ma di imporci un ritmo che non possiamo sostenere a lugno. Altrimenti sopraffazione, stress ed esaurimento sono dietro l’angolo ad aspettarci.

Nel tempo ho sviluppato le mie tecniche personali per non farmi fagocitare dagli impegni e per cavarmela egtegiamente nelle giornate un pò più frenetiche. Trucchi per risparmiare tempo che per me sono un faro attraverso cui orientarmi in ogni situazione.

I miei trucchi per risparmiare tempo

1. Creo in anticipo la lista delle cose da fare

Gestire la propria attività vivendo alla giornata è uno degli errori peggiori che si possa fare.

Avere un’agenda, che sia virtuale o cartacea, in cui segnare impegni e liste di cose da fare è il primo passo quando si sceglie di creare un progetto imprenditoriale.

Le idee e gli impegni non possono rimanere solo dentro la nostra testa perchè il risultato sarà quello di fare tutto e niente, investendo tanto tempo e ottenendo scarsi risultati.

Creare in anticipo delle cose da fare ci serve per stabilire cosa fare e quando: quali priorità ci sono, quali compiti ordinari dobbiamo svolgere. Priorità e compiti possono essere aggiunti giornalmente, ogni volta in cui si presentano, e farlo mettendoli per riscritto aiuta a capire se stiamo distribuendo correttamente il nostro lavoro. Prima della fine della mia giornata lavorativa dedico 5 minuti a revisionare la lista delle cose da fare per il giorno seguente e a trascrivere altri impegni che si sono eventualmente aggiunti.

Non solo questa pratica ti aiuterà a rilassarti e a staccare la spina la sera sapendo di avere un piano programmato per il giorno successivo, ma ti farà anche risparmiare tempo al mattino perchè hai ben chiaro cosa devi fare.

2. Svolgo per primi i compiti più grandi e impegnativi

Su questo mio trucco per risparmiare tempo ci sono diverse correnti di pensiero. Alcune persone sostengono che iniziare la giornata con piccoli compiti aiuta a creare il giusto slancio, magari per te può funzionare così piuttosto che metterti a fare le cose più impegnative per prime. Personalmente mi piace impegnarmi in qualcosa di grande fin dal primo mattino perché so che se lo rimando fino alla fine della giornata finisco per non iniziarlo nemmeno. Il risultato è che mi ritrovo senza niente fatto e frustrata. 

Iniziare la giornata facendo qualcosa di impegnativo mi da la carica per andare avanti. 

3. Rimango in ascolto del mio livello di energia

Qual è l’orario in cui la tua energia è ai massimi livelli? L’ideale sarebbe programmare la tua giornata lavorativa esattamente quando i tuoi livelli di energia sono al loro apice. Tuttavia sappiamo che non sempre questo è possibile. Da studentessa trovavo la mia massima concentrazione durante le ore serali e notturne, quando scendeva il silenzio totale e anche il buio. So che anche adesso ne trarrei molto vantaggio ma il mio status di madre e moglie non mi permette di farlo (e nemmeno vorrei), e anche la mia resistenza fisica e mentale.

Ecco che quindi ho cercato di adattare il mio flusso di energia lavorando con le clienti solo la mattina e al mio business nel pomeriggio. Questo è davvero quello che va bene per me. La mattina sono carica e parlare è un flusso costante e leggero, il pomeriggio è il momento del silenzio e della concentrazione ed è perfetto così.  Chiediti quali sono i tuoi orari di lavoro migliori e nel limite del possibile (se ad esempio sei una mamma come me) cerca di impostare il tuo orario di lavoro in quelle ore. Fare quando siamo ai nostri massimi livelli di energia è un altro trucco per risparmiare tempo ed essere produttive.

4. Faccio delle pause programmate

Il timer del mio telefono viene impostato in base alle attività che devo svolgere. Che sia scrivere un blog post, una newsletter o pubblicare sui social. Anche Instagram ha il suo timer: allo scadere di 1 ora di attività dentro l’app una schermata mi avvisa del fatto che ho raggiuto il mio limite giornaliero. Starà a me poi decidere se è stato sufficiente oppure no.

Se non lo facessi probabilmente cadrei vittima di tante piccole interruzioni. Per cercare qualcosa su Vinted, per leggere le notizie, per cercare ispirazione su Pinterest. A chi non capita? E ovviamente imposto delle pause in cui mi alzo dalla mia sedia, faccio una merenda di metà mattina e se la giornata lo permette mi siedo nelle scale o nel mio terrazzino per respirare un po’ di aria pulita circondata dalle mie piante.

Per qualcuno potrebbe sembrare una programmazione rigida che toglie il respiro.

In realtà è quelo che mi permette di poter lavorare 6 ore al giorno e dedicarmi alla mia mia famiglia e ai miei interessi per il resto della giornata.

5. Metto il timer e inizio

Come si svolge l’inizio della tua giornata lavorativa? Io porto Sofia a scuola e alle 9 sono pronta per iniziare. Ma non è sempre cosi facile se non ho delle call programmate. La tentazione di procrastinare o scrollare lo schermo del telefono qualche volta è molto forte, oggi ad esempio sono stata svegliata dalle gatte alle 5 del mattino e avrei guadagnato il divano con molta gioia. Per evitare di farmi coinvolgere da questi stati d’animo appena rientrata a casa metto a scaldare dell’acqua, preparo un tè o una tisana e mi metto davanti al Pc.

Scrivere e sorseggiare qualcosa di caldo è una routine che mi aiuta a dare il via alla giornata. Senza l’uno non esiste l’altra. Non riuscirei a procrastinare sul divano con una tazza fumante in mano. O scrivo davanti al Pc, o leggo o guardo un film.

Essere produttive non ha niente a che vedere con la quantità del tempo che dedichi al tuo lavoro. Tutto dipende dal massimo risultato che puoi ottenere nel minor tempo e spero che i miei 5 trucchi possano servirti per recuperare tempo adattandoli alle tue esigenze.

Nell’area risorse gratuite del mio sito troverai diversi contenuti gratuiti e strumenti utili che possono esserti di supporto nella gstione della tua attività

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