Essere più produttiva: 6 idee per risparmiare tempo

da | Organizzare e semplificare, Vita da freelance + business

Sono una sorta di fanatica dell’efficienza e desidero tenacemente trovare nuovi modi per ottenere di più in meno tempo.

Lo ero già quando studiavo alle scuole superiori, lo sono diventata ancora di più quando lavoravo in azienda e nel corso degli anni ho visto le mie mansioni triplicarsi a tal punto da rendere difficile gestirle, con un orario ordinario prima e figuriamoci con un part time poi.

Credo molto nella produttività nel minor tempo possibile e ci credo ancora di più adesso che sono una lavoratrice autonoma. E ci credo ardentemente per le mie clienti.

Parto dal presupposto che tutte abbiamo la stessa quantità di ore al giorno e non credo che dobbiamo passare la maggior parte di quelle ore a lavorare ai nostri business per portarli al successo.

Se potessimo semplicemente concentrarci sui nostri compiti una cosa alla volta senza distrazioni saremo in grado di spuntare più impegni dalla nostra lista. Meno tempo perso equivale a meno stress e questo è un dato di fatto.

Immagino che tu stia pensando che è più facile a dirsi che a farsi. Soprattutto se hai una gestione del lavoro – e della tua vita privata – incentrata sul multitasking. Guardi la Tv e contemporaneamente stai scorrendo Instagram? Controlli la posta elettronica e contemporaneamente rispondi ai messaggi su whatsapp? Stai lavorando al tuo calendario editoriale e ti ricordi di dare uno sguardo alle notizie del giorno? Stai preparando un contenuto e ti ricordi di far partire la lavatrice?

Che ne dici di mettere in pausa tutte le distrazioni ed essere più produttiva per concludere “rapidamente” i compiti più importanti?

6 idee per essere più produttiva

1. Prenditi delle pause di produttività

Le pause possono effettivamente aiutarti ad essere più produttiva. Lavorare 90 minuti e prendere delle pause di 15-20 minuti ti aiuta sicuramente ad ottenere questo risultato.

Questo non significa lavorare fino a quando non sei stravolta, se hai necessità di fermarti prima lo farai. Ma è importante che quella pausa sia davvero una pausa lontano dal lavoro. Significa che in quei 15 minuti non vale trascorrere il tempo su Instagram che magari è a tutti gli effetti uno dei tuoi strumenti di lavoro.

Questi sono periodi di lavoro e di pause intenzionali. Puoi utilizzare un timer se non riesci a tenere traccia in modo naturale del tuo tempo.

Se non riesci a concentrarti dopo una pausa, prova qualche forma di movimento durante il tempo libero. A me aiuta dare l’acqua alle piante, fare due coccole alle gatte o guardarmi intorno se mi trovo all’aperto.

2. Inizia e chiudi la settimana scaricando il tuo cervello

Hai presente quando non riesci ad addormentarti perché continui a pensare a tutto ciò che hai in mente e che vorresti fare in quella settimana? (o nella settimana successiva).

Quando abbiamo pensieri che girano a spirale nel nostro cervello e non li mettiamo nero su bianco abbiamo molta più difficoltà a focalizzare la nostra attenzione su un compito mentre lo stiamo svolgendo.

Per essere più produttiva togliti le idee dalla testa e mettile in un posto in cui puoi ritornare quando vuoi. Nella mia agenda, in ogni pagina della settimana, esiste uno spazio in cui prendere questi appunti. È tutto li, a portata di mano.

3. Organizza le tue cose da fare giorno per giorno

Quante di noi vengono sopraffatte il lunedì quando un’intera settimana di progetti e attività è alle porte? A volte sembra che se non inizi la settimana con il botto e fai un sacco di cose lunedì, sei indietro e giocherai al recupero per il resto della settimana.

Invece: inizia la settimana inserendo tutto ciò di cui hai bisogno in un elenco, in un documento Google o in una piattaforma di gestione dei progetti come Trello. Eviterei i post-it distribuiti a caso (io non li uso).

Quindi assegna ogni attività a un giorno della settimana direttamente nella tua agenda o calendario online. Ciò contribuirà a ridurre la sensazione di sopraffazione e a convalidare visivamente il tempo che hai a disposizione per realizzarli.

4. Aumenta l’attenzione su un singolo compito

Blocca un periodo di tempo per concentrarti su un’attività alla volta. I ricercatori hanno dimostrato che “la nostra necessità di rispondere immediatamente ai messaggi e alle e-mail ostacola il pensiero di alto livello”.

Quando passiamo avanti e indietro tra le cose, il nostro cervello non riesce a tenere il passo e in realtà facciamo tutto più lentamente, anche se ci induciamo a credere che stiamo facendo di più. L’obiettivo qui, per essere più produttiva, è eliminare quante più distrazioni possibili 

Cose che puoi provare:

  • Chiudi le schede del computer! Soprattutto e-mail o altri strumenti con notifiche.
  • Prova a tenere aperta una sola scheda per ogni attività che stai tentando attivamente di completare.
  • Ascolta musica non verbale, solo strumentale.
  • Silenzia il telefono, puoi creare una lista di preferiti in modo tale da ricevere notifiche solo da loro (nel mio caso la mia famiglia, scuola e lavoro di mio marito).

5. Suddividi le attività in passaggi più piccoli 

Quando lavori su compiti o progetti molto grandi annota i micro-compiti necessari per realizzarli. In questo modo puoi controllare la tua lista anche quando completi piccole cose, facendoti sentire produttiva e molto più soddisfatta.

Questo modo di gestire questi compiti importanti e di lunga durata ti aiuta a seguire passo dopo passo i progressi invece di sentirti sopraffatta perché ti sembra di non concludere niente e di essere sempre al punto di partenza.

6. Dai la priorità al tuo riposo

Dormi, riposati e prenditi cura di te. Incontro tante donne che danno poco peso a questo aspetto, a volte perché c’è ansia da prestazione altre perché è la vita che ci porta ad esserlo – quando diventiamo mamme è un esempio.

Mi rivolgerò ad entrambe le categorie: non forzare la mano, davvero. Passare dalla stanchezza al burnout è un attimo (e io lo so bene). Meglio un giorno di riposo, anche se parziale, in cui recuperiamo le energie invece di voler strafare e ritrovarci con compiti incompleti o carichi di errori su cui poi dovremo ritornare. Questa è davvero la strada per essere più produttiva.

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