Una delle cose migliori che ho fatto per la mia attività è creare dei “processi” per tutto in modo molto chiaro.

Sembra un po’ noioso e potenzialmente costrittivo per tutte quelle di voi per la quale rimanere organizzate non è qualcosa in cui si va alla grande, ma credetemi quando dico che aver definito i processi nella vostra attività non solo vi farà risparmiare un sacco di tempo, ma salverà anche la vostra pazienza.

Cosa intendo quando parlo di creare dei processi nella tua attività

Un processo è una serie di azioni intraprese per ottenere un risultato e, in un’azienda, può assumere la forma di una routine “passo dopo passo” che ti aiuta a rimanere al passo con determinate attività che svolgi regolarmente, nel tuo lavoro dietro le quinte o nel rapporto con i clienti.

Può sembrare un meccanismo da grande azienda e potresti pensare che questo non si possa applicare alla tua piccola attività creativa, ma scommetto che hai determinate attività che fai più e più volte, che potrebbero trarre vantaggio da un processo chiaro per garantire coerenza e per farti risparmiare tempo.

Esempi di processi che ho creato nella mia attività

L’INCONTRO CON IL POTENZIALE CLIENTE

Questo processo inizia quando qualcuno mi invia una richiesta di contatto, fino a quando inizio a lavorare sul suo progetto e tutto ciò che accade nel mezzo.

Ho un processo definito e chiaro su questo aspetto ed è tutto nella mia bacheca Trello, in modo che tutti i miei clienti ricevano lo stesso servizio coerente e in modo da sapere esattamente cosa devo fare dopo. E questo mi fa risparmiare tempo.

Per i percorsi di mentoring si presenta così:

Passaggio 1: quando una richiesta di contatto arriva nella mia casella di posta invito ad una call conoscitiva gratuita.

Passaggio 2: pianifico l’incontro video iniziale (ho anche preparato in anticipo un elenco di domande standard da porre).

Passaggio 3: dopo la call invio la proposta di affiancamento e il contratto.

Passaggio 4: una volta approvata la proposta attendo il versamento della prima rata del percorso.

Passaggio 5: una volta pagato questo acconto programmo la data di inizio del progetto e invio un’e-mail di “compiti a casa” alla cliente (questo è un modello di e-mail, quindi non devo scriverlo più e più volte a ciascun cliente).

Per le consulenze si presenta così:

Passaggio 1: quando ricevo una richiesta di informazioni fornisco alla persona tutte le informazioni di cui ha bisogno.

Passaggio 2: una volta effettuato l’acquisto invio un questionario con domande specifiche che mi occorrono per lavorare alla consulenza.

Passaggio 3: fisso la data e l’ora della call che si svolge dal lunedi al mercoledì (faccio delle eccezioni in casi particolari ma i giorni in cui mi dedico alle call sono esattamente questi).

CONTABILITÀ

Ogni mese ho un giorno dedicato per fare la mia contabilità e ho trasformato anche questo in un processo passo dopo passo per aiutarmi a ricordare tutto ciò che deve essere fatto e controllato.

Passaggio 1: apro i canali attraverso cui arrivano i pagamenti, C/C e Stripe e verifico i versamenti.

Passaggio 2: apro Airtable e aggiorno i pagamenti delle clienti, abbino tutte le entrate alle fatture (assicurandomi che le scadenze siano state rispettate).

Passaggio 3: visualizzo il totale delle entrate, delle spese e del netto per il mese in corso e verso una quota (variabile mese per mese) nel mio “conto profitti”

Passaggio 4: accantono  il 30% sul mio “conto fiscale” così da non avere sorprese quando arriveranno gli F24 da pagare.

Passaggio 5:  deposito il mio “stipendio” mensile sul mio conto personale.

Perché è utile creare dei processi nella tua attività e come iniziare

Come puoi vedere parte del motivo per cui creare dei processi nella tua attività è importante è perché in questo modo crei qualcosa di strutturato che ti permette di non dimenticare mai un passaggio importante.

Significa che faccio costantemente le stesse cose e non dimentico mai qualcosa accidentalmente o perdo un passaggio.

1. FAI UN BRAINSTORMING SU TUTTE LE TUE ATTIVITÀ REGOLARI

Scrivi un elenco di tutte le attività che svolgi regolarmente nella tua attività. Forse hai costantemente le stesse conversazioni con le persone o stai seguendo gli stessi passaggi con più clienti. Forse hai difficoltà a concentrarti e trarresti vantaggio da un “processo di creazione di contenuti” o da un processo per realizzare i tuoi prodotti.

2. SCOMPONILI IN PASSAGGI

Una volta che hai il tuo elenco di attività è il momento di scomporle per capire quali azioni si ripetono con costanza nel tempo. Mentre scrivi ogni passaggio di ciò che stai facendo attualmente chiediti: “questo passaggio è necessario per raggiungere lo scopo generale dell’attività”?

3. SEMPLIFICA CON I MODELLI!

Una volta che hai solo i passaggi necessari considera come puoi renderli il più agevoli possibile. Prova a creare modelli di email se ti ritrovi a ripetere le stesse cose più e più volte (puoi comunque personalizzare un modello: ti risparmia semplicemente di scriverne la maggior parte). Forse potresti trarre vantaggio dalla creazione di una pagina delle domande frequenti sul tuo sito Web se rispondi regolarmente alle stesse domande o creare un pacchetto informativo per ridurre le email con le stesse domande.

Ho anche modelli per qualsiasi grafica di post di blog, immagini di social media o sponsorizzate, quindi non devo ricominciare da zero ogni volta.

4. PROVA CON UN “VIAGGIO DELL’UTENTE”

Mettiti nei panni di uno dei tuoi clienti target e fai finta che stai attraversando il processo che lo porterà ad acquistare da te.

Ogni volta che segui il tuo processo, che sia interno o rivolto al cliente, chiediti costantemente se questo è il più agevole e semplice possibile e stai sempre attento a come renderlo più facile per tutti i soggetti coinvolti.

Come ti ho preannunciato all’inizio dell’articolo creare dei processi nella tua attività potrebbe sembrare molto robotico per iniziare ma è davvero il modo migliore per lavorare con fluidità risparmiando tempo e anche una buona dose di pazienza.

Se vendi prodotti fisici invece che servizi potrai riadattare gli esempi in base alle tue necessità. Anche un’attività dedita alla vendita di prodotti necessita di un processo chiaro nel rapporto con il cliente così come nella gestione delle finanze – aspetto questo fondamentale per ogni business.

Nell’area risorse gratuite del mio sito troverai diversi contenuti gratuiti e strumenti utili che possono esserti di supporto nella gestione della tua attività

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